Jeder zusätzliche Tag im Einstellungsprozess kostet Unternehmen die besten Kandidatinnen und Kandidaten, denn gute IT-Fachkräfte haben selten nur ein Angebot auf dem Tisch. Wie lange die Besetzung einer Stelle in Österreich tatsächlich dauert, wo die meiste Zeit verloren geht, und was sich davon ohne Qualitätsverlust verkürzen lässt.
- Die durchschnittliche Time-to-Hire in Österreich liegt bei rund 26 Arbeitstagen, bei IT-Spezialprofilen oft bei bis zu 150 Tagen.
- Im Schnitt vergehen 6 Arbeitstage, bis Bewerberinnen und Bewerber überhaupt eine erste Rückmeldung erhalten.
- Ein gestraffter Interviewprozess und vorqualifizierte Kandidaten senken die Time-to-Hire spürbar, ohne die Qualität der Auswahl zu verschlechtern.
Was Time-to-Hire ist und warum sie zählt
Time-to-Hire bezeichnet die Zeitspanne vom ersten Kontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten bis zur Vertragsunterschrift. Sie unterscheidet sich von der oft verwechselten Time-to-Fill, die bereits mit der Veröffentlichung der Stelle beginnt und damit auch die Zeit bis zum ersten eingehenden Kontakt mit einschließt.
Für Unternehmen ist Time-to-Hire aus zwei Gründen entscheidend: Erstens verlieren lange Prozesse Kandidatinnen und Kandidaten an schnellere Mitbewerber, gerade in einem Markt, in dem gute IT-Fachkräfte selten lange auf dem Arbeitsmarkt verfügbar sind. Zweitens verursacht jede unbesetzte Stelle laufende Kosten, sei es durch entgangene Wertschöpfung oder durch die Mehrbelastung bestehender Teams.
Wie lange die Besetzung in Österreich aktuell dauert
Laut einer Stepstone-Erhebung unter österreichischen Recruiterinnen und Recruitern liegt die durchschnittliche Time-to-Hire bei rund 26 Arbeitstagen, das entspricht knapp fünf Wochen. Im Mittel hat eine Recruiterin oder ein Recruiter zwei Positionen pro Monat zu besetzen, erhält dabei rund 15 Bewerbungen pro offener Stelle und verbringt etwa 2,4 Stunden pro Vakanz mit dem Screening von Unterlagen.
Für IT-Spezialprofile wie Cloud-Engineering, DevOps oder Security verlängert sich dieser Zeitraum deutlich, in manchen Fällen auf bis zu 150 Tage, weil die passenden Fachkräfte aktiv gesucht statt einfach beworben werden müssen.
Quelle: Stepstone-Umfrage unter österreichischen Recruiterinnen und Recruitern, eigene Zusammenfassung.
Die größten Zeitfresser im Einstellungsprozess
Ein erheblicher Teil der Time-to-Hire entfällt nicht auf die Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten selbst, sondern auf interne Abläufe: verzögerte Rückmeldungen, zu viele Interviewrunden, unklare Entscheidungsbefugnisse und lange Abstimmungswege zwischen Fachabteilung und Personalverantwortlichen. Jeder dieser Schritte für sich wirkt oft harmlos, in Summe verlängert sich der Prozess dadurch aber schnell um Wochen.
Ein weiterer, oft unterschätzter Faktor: Wird eine Stelle erst spät als kritisch erkannt, beginnt die aktive Suche zu spät, und der gesamte Prozess startet bereits mit einem zeitlichen Rückstand, der sich kaum noch aufholen lässt.
Was Kandidatinnen und Kandidaten in dieser Zeit erleben
Aus Unternehmenssicht wirkt eine Time-to-Hire von 26 Tagen oft überschaubar, aus Sicht der Bewerberinnen und Bewerber sieht das anders aus: Wer sich bei mehreren Unternehmen gleichzeitig bewirbt, was bei gefragten IT-Profilen die Regel ist, vergleicht automatisch die Geschwindigkeit und Verbindlichkeit der Prozesse. Ein Unternehmen, das sich Wochen Zeit lässt, während ein anderes innerhalb weniger Tage reagiert, verliert die Kandidatin oder den Kandidaten meist an den schnelleren Prozess, unabhängig davon, wie attraktiv die Stelle inhaltlich gewesen wäre.
Hinzu kommt: Lange Wartezeiten ohne Zwischeninformation wirken auf Bewerberinnen und Bewerber wie Desinteresse, selbst wenn intern längst weiter am Fall gearbeitet wird. Eine kurze Zwischennachricht, etwa dass die Entscheidung noch in Abstimmung ist, kostet kaum Aufwand, verhindert aber, dass gute Kandidatinnen und Kandidaten sich in der Zwischenzeit anderweitig binden.
Warum schnelle Rückmeldung der wichtigste Hebel ist
Im österreichischen Durchschnitt vergehen 6 Arbeitstage, bis Bewerberinnen und Bewerber überhaupt eine erste Reaktion erhalten, sei es eine Einladung zum Gespräch oder eine Absage. Diese Wartezeit ist für viele IT-Fachkräfte, die typischerweise mehrere Optionen parallel verfolgen, bereits ein Warnsignal: Ein Unternehmen, das sich beim ersten Kontakt schon Zeit lässt, wirkt selten überzeugender im weiteren Prozess.
Eine schnellere Rückmeldung kostet in der Regel keine zusätzlichen Ressourcen, sondern vor allem eine klare interne Priorisierung: Wer festlegt, dass Bewerbungen innerhalb von 24 bis 48 Stunden gesichtet werden, verkürzt die Time-to-Hire spürbar, ohne an anderer Stelle Abstriche machen zu müssen.
Über 75 IT- und Softwareunternehmen im DACH-Raum haben ihren Einstellungsprozess bereits spürbar beschleunigt.
Kostenloses Erstgespräch buchen →Den Interviewprozess straffen, ohne Qualität zu verlieren
Viele Unternehmen setzen auf vier oder fünf Gesprächsrunden, weil sie Sicherheit in der Entscheidung suchen, verlieren dabei aber wertvolle Zeit und häufig auch die Geduld der Kandidatinnen und Kandidaten. Zwei bis drei gut strukturierte Gespräche mit klar getrennten Zielen, etwa fachliche Eignung, Teamfit und Rahmenbedingungen, liefern in der Praxis meist eine ebenso fundierte Entscheidungsgrundlage.
Entscheidend ist dabei weniger die Anzahl der Gespräche als deren Struktur: Wenn jede Runde ein klares Ziel verfolgt, statt dieselben Fragen mehrfach zu wiederholen, sinkt die Gesamtdauer des Prozesses, ohne dass die Aussagekraft der Interviews leidet.
Hilfreich ist zudem, Termine für alle Gesprächsrunden möglichst frühzeitig und gebündelt zu vereinbaren, statt nach jeder Runde erneut wochenlang auf einen gemeinsamen Termin aller Beteiligten zu warten. Gerade bei mehreren internen Interviewpartnern ist genau diese Terminfindung in der Praxis oft der eigentliche Flaschenhals, nicht das Gespräch selbst.
Vorqualifizierte Kandidaten sparen die meiste Zeit
Der größte Zeitgewinn entsteht oft schon vor dem ersten Gespräch: Wer über gezielte Direktansprache bereits vorqualifizierte, passende Kandidatinnen und Kandidaten in den Prozess bringt, statt aus einem breiten, ungefilterten Bewerbungspool auszuwählen, überspringt viele der Screening-Schritte, die sonst wertvolle Zeit kosten. Genau das zeigt die Fallstudie von EVOLOSO: Über gezielte Direktansprache fand das Unternehmen einen Senior Software Architect innerhalb von nur 5 Wochen, deutlich schneller als über den offenen Bewerbermarkt.
Wie diese gezielte Ansprache im Detail funktioniert, beschreibt der Artikel zu Active Sourcing für IT-Fachkräfte.
Konkrete Schritte zur kürzeren Time-to-Hire
- Bewerbungen innerhalb von 24 bis 48 Stunden sichten und eine erste Rückmeldung geben.
- Interviewrunden auf zwei bis drei klar strukturierte Gespräche reduzieren.
- Entscheidungsbefugnisse vorab klären, damit nach dem letzten Gespräch keine zusätzlichen internen Abstimmungsrunden mehr nötig sind.
- Aktive Direktansprache nutzen, um von Anfang an mit einer besser vorqualifizierten Auswahl zu starten.
- Kritische Positionen frühzeitig als solche erkennen und die Suche entsprechend früh beginnen.
